Huit cadres français sur dix (80%) réalisent des notes de frais, un score qui n’a pas retrouvé son niveau antérieur au Covid 19 (89%) mais qui se stabilise par rapport à mai 2021 (82%).
En moyenne, les cadres font environ 8 notes de frais par an, et les plus enclins à le faire fréquemment sont les hommes, les 35 ans et plus, les habitants des communes rurales, les cadres d’entreprise, ceux dans les entreprises de 10 à 19 salariés, dans le transport et la logistique. La plupart des notes de frais réalisées par les cadres le sont pour des montants compris entre 100 et 499 euros (38%), et dans la grande majorité des cas pour des motifs liés à la restauration (87%), aux transports (81%), et au logement (60%).
Cette année encore, la pratique comme la gestion des notes de frais sont très bien évaluées par les cadres concernés.
81% d’entre eux estiment ainsi que leur entreprise leur fait confiance dans la gestion de leurs dépenses professionnelles, un score stable vs mai 2021 et juillet 2019. Cette confiance repose sur un comportement responsable des cadres, seuls 13% d’entre eux (-4pts vs mai 2021) indiquant avoir déjà fait passer des dépenses privées en notes de frais. En contrepartie, 71% des cadres qui font des notes frais se déclarent satisfaits à l’égard du système de gestion de celles-ci dans leur entreprise (score retrouvant son niveau de juillet 2019, et en recul de 4pts par rapport à mai 2021).
La gestion des notes de frais peut être alourdie avec la crainte de ne pas être remboursé(e) par inadvertance ou négligence personnelle.
Si un peu moins d’un tiers des cadres concernés partagent leur peur diffuse de ne pas être remboursés de leurs notes de frais (-4pts vs mai 2021 et -10pts vs juillet 2019), plus de la moitié (60%) évoquent de façon plus précise leur crainte de perdre les justificatifs, et donc de ne pas être remboursés de leur fait. C’est surtout le cas des femmes (63%, +4pts vs les hommes), des moins de 35 ans (69%, +13pts vs leurs aînés), des Franciliens (64%, +6pts vs les habitants de province) et des foyers avec enfants (65%, +10pts vs sans enfants). De même, un peu moins de la moitié (44%) avouent qu’il leur arrive de ne pas faire passer leurs dépenses professionnelles en note de frais, score toutefois en recul depuis juillet 2019.
Par ailleurs, l’appréhension des cadres d’être remboursés tardivement fait davantage peser la responsabilité sur l’entreprise.
Si 53% d’entre eux déclarent que leur entreprise met en moyenne moins de 2 semaines pour les rembourser, en miroir, 47% mentionnent des délais supérieurs à 2 semaines : un tiers entre deux et quatre semaines, et 14% plus de quatre semaines. Sans surprise, la satisfaction à l’égard de la gestion des notes de frais dépend largement de leurs délais de remboursement : plus ils s’étirent dans le temps, moins les cadres sont satisfaits. Si le pourcentage de cadres ayant déjà été en difficultés financières en raison de l’avance de frais professionnels sur leur argent personnel reste peu élevé et en recul par rapport aux vagues précédentes (30%, -6pts vs mai 2021 et -13pts vs juillet 2019), la majorité des cadres dans cette situation se sont retrouvés en découvert bancaire (58%), signe d’une situation certes minoritaire mais problématique.
